ASIAKKAIDEN HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELY

Kodikas LKV Oy:n liiketoiminta edellyttää, että keräämme asiakkaista tiettyjä henkilötietoja. Tällöin yritys toimii tietosuojalainsäädännön tarkoittamana rekisterinpitäjänä. Kodikas LKV Oy käsittelee henkilötietoja liiketoiminnan toteuttamiseen, analysointiin ja kehittämiseen. Tämän dokumentin tarkoituksena on informoida rekisteröityjä heidän henkilötietojensa käsittelystä.

 

Asiakas- ja toimeksiantorekisteri

 

Yritys harjoittaa osakehuoneistojen, kiinteistöjen ja vuokrahuoneistojen välitystoimintaa. Välitystoimeksiantojen hoitaminen ja välitystoimintaa säätelevät lait (ml. rahanpesulaki) edellyttävät tiettyjen henkilötietojen keräämistä ja käsittelyä. Nämä tiedot sisältyvät asiakas- ja toimeksiantorekistereihin. Henkilötietojen käsittelyn perusteena on asiakkaan ja Kodikas LKV Oy:n välinen sopimussuhde sekä lakisääteisten velvoitteiden noudattaminen.

 

Kiinteistönvälityksessä toimeksiantajista, ostajista sekä ostajaehdokkaista voidaan kerätä alla lueteltuja henkilötietoja. Vuokrahuoneistojen välityksessä samoja tietoja voidaan soveltuvin osin kerätä vuokranantajista, vuokralaisista ja vuokra-asunnon hakijoista.

 

Nimi, syntymäaika, henkilötunnus, osoite, aiempi osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite, asiointikieli, tieto poliittisesta vaikutusvallasta (ns. politically exposed person, PEP), henkilöllisyyden todentamisessa käytetyn asiakirjan tunnistetiedot tai sen jäljennös, holhous- tai edunvalvontatieto, ammatti, työsuhteen kesto, talouden muoto, tieto lemmikkieläimistä, tulotiedot, luottotiedot, vuokrasopimustiedot, vuokran maksutiedot, selvitys varojen alkuperästä, vuokravakuustiedot, tiedot välityskohteen mahdollisesta panttauksesta sekä asiakkaan antamat muut mahdolliset tiedot.

 

Asuntonäytöillä kohteesta kiinnostuneille henkilöille voidaan lähettää sähköpostitse lisätietoa kyseisestä kohteesta tai muista heidän hakukriteerinsä täyttävistä asunnoista. Vuokra-asuntohakemuksen tehneille henkilöille voidaan lähettää sähköpostitse tietoja heidän hakukriteerinsä täyttävistä vuokra-asunnoista. Tällöin käsittely perustuu välitysliikkeen oikeutettuun etuun.

 

Asiakas- ja toimeksiantorekisterit sisältävät myös välitettävään kohteeseen liittyviä henkilötietoja, kuten asunto-osakeyhtiön isännöitsijän ja hallitusten jäsenten nimet ja yhteystiedot. Näiden tietojen käsittelyn perusteena on lakisääteisten velvoitteiden täyttäminen. Lisäksi rekisterit sisältävät mahdolliset välitystoimeksiantoihin liittyvät reklamaatiot niiden sisältämine henkilötietoineen, jolloin käsittely perustuu oikeutettuun etuun.

 

Henkilötietoja voidaan käsitellä myös Kodikas LKV Oy:n markkinointiin. Suoramarkkinointia voidaan toteuttaa myös sähköisesti. Käsittely perustuu tällöin asiakkaan suostumukseen.

 

 

Henkilötiedot saadaan pääsääntöisesti henkilöltä itseltään. Toimeksiantajalta saadaan tietoja toimeksiantosopimuksen tekemisen yhteydessä, ostajalta tai ostajaehdokkaalta ostotarjouksesta tai kaupan tekemisen yhteydessä, vuokralaiselta vuokrasopimuksen tekemisen yhteydessä, vuokra-asunnon hakijalta vuokrahakemuksesta ja myyntikohteesta kiinnostuneelta asuntonäytöltä.

 

Lisäksi välityskohteen osalta tietoja saadaan esimerkiksi asunto-osakeyhtiön edustajalta (esim. isännöitsijäntodistus, tilinpäätöstiedot) tai viranomaisrekistereistä (esim. lainhuutorekisteri). Vuokra-asunnon hakijan luottotiedot tarkistetaan ulkopuolisen palveluntuottajan rekistereistä (esim. Suomen Asiakastieto Oy). Yritysasiakkaiden tietoja voidaan kerätä myös viranomaislähteistä, kuten kaupparekisteristä.

 

Henkilötietoja voidaan luovuttaa perintätoimistolle saatavan perimiseksi. Lisäksi oikeudellisen vaatimuksen esittäminen tai sellaista vastaan puolustautuminen saattaa edellyttää henkilötietojen luovuttamista vakuutusyhtiölle tai oikeudelliselle neuvonantajalle.

 

Tietoja voidaan lisäksi luovuttaa välitystoimintaa valvovalle viranomaiselle (Aluehallintovirasto) tai muulle viranomaistaholle lainsäädännön edellyttämällä tavalla. Välitystoimeksiantojen hoitaminen edellyttää myös, että tietoja luovutetaan toimeksiannon vastapuolelle. Esimerkiksi ostotarjouksen tehneen henkilön tiedot on luovutettava myyjälle myyntipäätöksen tekemiseksi.

 

Toteutunutta kauppaa koskevat tiedot voidaan luovuttaa Kiinteistönvälitysalan Keskusliitto (KVKL) ry:lle, jossa tiedot tallennetaan KVKL:n hintaseurantapalveluun (HSP).

Henkilötietoja ei luovuteta toisille rekisterinpitäjille. Tietoja ei luovuteta EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

 

Lainsäädäntö velvoittaa säilyttämään välitystoimeksiantorekisterien sisältämät henkilötiedot viisi vuotta toimeksiannon päättymisestä. Tämän jälkeen tietoja säilytetään niin pitkään kuin on tarpeen mahdollisten oikeudellisten toimenpiteiden vuoksi. Toimeksiantoon liittyviä asiakirjoja ja henkilötietoja säilytetään pääsääntöisesti kymmenen vuotta toimeksiannon päättymisestä.

 

Muiden henkilötietojen osalta tietoja säilytetään kolmen vuoden ajan tietojen keräämisestä.

 

Asiakaspalautteet ja reklamaatiot säilytetään, kunnes kyseinen palaute tai reklamaatio on käsitelty tai niin pitkään kuin on tarpeen mahdollisten oikeudellisten toimenpiteiden vuoksi.

 

Tiedot suojataan asianmukaisin teknisin ja organisatorisin toimenpitein. Paperinen aineisto säilytetään lukitussa tilassa. Sähköinen aineisto suojataan teknisin toimenpitein ja käyttöoikeudet järjestelmiin myönnetään vain niille henkilöille, joille se on työnsä tai tehtävänsä puolesta tarpeen. Yrityksen henkilöstöä sitoo salassapitovelvollisuus. Henkilöstöä koulutetaan ja ohjeistetaan henkilötietojen lainmukaisesta käsittelystä.

 

Myös mahdollisilta ulkopuolisilta henkilötietojen käsittelijöiltä edellytetään riittäviä teknisiä ja organisatorisia suojaamistoimenpiteitä ja henkilötietojen lainmukaista käsittelyä sekä sitoutumista salassapitovelvoitteeseen.

 

Rekisteröidyllä on oikeus saada vahvistus siitä, käsitteleekö Kodikas LKV Oy häntä koskevia henkilötietoja. Mikäli tietoja käsitellään, on rekisteröidyllä oikeus saada jäljennös käsiteltävistä henkilötiedoista. Jos henkilötiedoissa on puute, virhe tai muu epätarkkuus tai mikäli tieto on vanhentunut, on rekisteröidyllä oikeus pyytää tietojensa oikaisemista.

 

Mikäli henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen tai sopimussuhteeseen, rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterinpitäjälle toimittamansa itseään koskevat henkilötiedot jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa ja siirtää tiedot toiselle rekisterinpitäjälle. Tämä oikeus koskee vain automaattisesti käsiteltäviä henkilötietoja.

 

Rekisteröidyllä on oikeus tietyissä tilanteissa rajoittaa henkilötietojen käsittelyä. Tämä oikeus on esimerkiksi tilanteessa, jossa rekisteröity kiistää henkilötietojensa oikeellisuuden tai käsittelyn lainmukaisuuden. Tällöin käsittelyä rajoitetaan tietojen oikeellisuuden ja käsittelyn lainmukaisuuden varmistamisen ajaksi.

 

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamista. Kyseinen oikeus tulee kyseeseen vain, mikäli henkilötietoja ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten ne kerättiin eikä käsittelylle ole muuta laillista perustetta eikä tietoja tarvitse säilyttää lain perusteella. Tietoja ei siis ole mahdollista poistaa sinä aikana, kun niiden säilyttämiselle on oikeudellinen peruste.

 

Mikäli henkilötietojen käsittely perustuu ainoastaan rekisteröidyn suostumukseen, rekisteröidyllä on milloin tahansa oikeus peruuttaa suostumus. Tämä on esimerkiksi tilanteessa, jossa rekisterinpitäjä käsittelee henkilötietoja suoramarkkinointia varten. Rekisteröidyllä on lisäksi oikeus vastustaa henkilötietojensa käsittelyä, mikäli käsittely perustuu rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun.

 

Rekisteröidyllä on myös oikeus tehdä valitus Tietosuojavaltuutetulle (www.tietosuoja.fi), mikäli rekisterinpitäjä ei täytä velvoitteitaan rekisterinpitäjänä tai muutoin ei noudata sovellettavaa tietosuojalainsäädäntöä.